賃貸管理会社変更に伴うトラブルとその回避策＆オーナー様向け！賃貸経営セミナーのご案内
本日は、「賃貸管理会社の変更に伴うトラブル」 をテーマに、その発生しやすいポイントと 事前にできる回避策をご紹介いたします。
管理会社変更は、物件の収益性向上やサービス品質改善に非常に有効な手段です。
一方で、管理会社変更の手続きは確認事項が多く、移行期間における情報伝達の不足や手続きミスにより、思わぬトラブルが発生することも少なくありません。
今回のメルマガが、オーナー様の大切な資産運用にお役立ちできれば幸いです。
■ 管理会社変更でよくあるトラブル
・入居者への通知不足・誤解によるクレーム
管理会社変更に伴う最も多いトラブルが、入居者への周知不足によるクレームです。
管理会社変更の通知が届いていない、連絡先が急に変わって不安、家賃の振込先が変わったのに説明が不十分、修繕依頼をどこにすれば良いか分からないなど、不安感から苦情につながるケースが多発します。
・旧管理会社とのデータ引継ぎが不完全
旧管理会社からのデータ引継ぎが不十分の場合、家賃の振込予定情報の漏れ、敷金・預り金の移管漏れ、滞納者リストの不完全な引継ぎなど様々な問題が起こり、対応に時間と労力がかかってしまいます。
・契約書・重要書類の受け渡し不備
引き継ぎの際に最も問題となるのが「書類不足」です。
見られる例：入居者契約書の原本が揃わない、重要事項説明・保証会社情報の欠落、鍵の受け渡し漏れ、設備の保証書・修繕履歴が不明、書類不足は、管理開始後のトラブル対応に大きな影響を及ぼします。
・修繕・点検状況の把握が曖昧
旧管理会社が行っていた「点検の頻度」や「修繕履歴」が曖昧なまま管理が移ると、不必要な修繕をしていた、修繕すべき箇所が放置されていた、費用が不透明といった問題が浮上することがあります。
・退去・更新等の管理業務のタイミング
管理会社変更のタイミングによっては、更新案内が重複して送られる、退去立会いの担当が不明、原状回復の費用負担をめぐる混乱など、入居者にもオーナー様にも影響が出ます。
■トラブルを回避するためのポイント
・入居者向け管理変更通知は「旧・新管理会社の連名」
入居者様の不安を最小限に抑えるためには、旧管理会社と新管理会社の連名によるお知らせが最も効果的です。
管理会社変更の理由、今後の問い合わせ先、家賃振込先の変更有無、変更の実施日、サービス内容の変更点を分かりやすく丁寧に伝えることで、入居者様の不安を軽減できます。
・詳細な「引継ぎチェックリスト」の作成
管理会社変更を成功させるカギとなるのが、チェックリストによる情報確認 です。
以下は確認必須項目です：契約書の有無・原本の確認、家賃・共益費の入金状況、滞納者のリストと対応履歴、敷金・預り金の残高証明、鍵の本数と管理状況、修繕履歴と保証状況、保証会社・火災保険の情報、クレーム対応履歴などをリスト化・共有することで、引継ぎミスのリスクを限りなく減らせます。
・移行期間2か月設けるのが理想
管理会社変更は即日切替ではなく、「移行期間（できれば2か月）」を確保すること が重要です。
データ移行、入居者通知、引継ぎ確認、鍵の受け渡し、過去の修繕履歴の整理など、全てをスムーズに行うには十分な時間が欠かせません。
・家賃送金サイクルの事前調整
送金日が変更になる場合、オーナー様の資金管理に影響します。
旧管理会社の送金日、新管理会社の送金日、手数料の違い、家賃入金方式の変更（口座振替化など）これらを事前に整理し、入居者様にも丁寧に説明することが大切です。
・トラブル時の責任分担を事前に明確化
管理会社変更のタイミングは、トラブルの責任が曖昧になりがちです。
例を上げますと、直前の修繕依頼はどちらが対応するのか。
更新手続きが重なった場合はどちらが行うのか。退去費用の請求は旧・新どちらの基準で行うのか等、これらを契約書・覚書で明確化したり、事前に打ち合わせをすることがトラブル防止につながります。
■管理会社変更をスムーズに行う“3つのポイント”
1. 情報を「可視化」する→ 曖昧な口頭ベースではなく、資料として整理する。
2. 入居者の安心を最優先にする→ 管理会社変更＝オーナー様都合のため、丁寧なご説明が信頼維持のカギ。
3. 旧管理会社との関係を円滑に保つ→ 感情的な対立は引継ぎトラブルの最大要因です。
■まとめ
管理会社変更は“資産の成長チャンス”です。
管理会社変更は非常に手続きの多い作業ですが、正しく行えば、運営効率の向上、空室率の改善、修繕コストの適正化、入居者満足度向上、収益の最大化といったメリットが生まれます。
弊社、株式会社ヒロ・コーポレーションではオーナー様の大切な資産を守るため、透明性・丁寧な引継ぎ・迅速な対応をお約束いたします。
管理会社変更をご検討中の方や、詳細を知りたいオーナー様は、お気軽に弊社までご相談ください。
今後とも、オーナー様の資産価値向上に全力で取り組んでまいります。
城東支店 開発営業部章
原田 雅章
賃貸経営セミナーのご案内
【 完全予約制 】先着18名･参加費無料
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